Probleme bei der Einrichtung oder Umsetzung von Home Office? Hier ein paar hilfreiche Tipps, Schlüsselfaktoren und Beispiele.
Home Office Situation
Die aktuelle Corona Krise zwingt Unternehmen zu neuen Arbeitsstrukturen und Methoden. Dazu gehört Home Office, in der Unternehmen, ihre Mitarbeiter von zu Hause arbeiten zu lassen.
Für viele Unternehmen in der Baubranche und Produktion, ist Homeoffice nach wie vor keine Alternative und stehen vor der Herausforderung einen Weg zu finden, die Verluste so gering wie möglich zu halten und gleichzeitig die vorgegebenen Vorschriften einzuhalten.
Maßnahmen, wie kleinere Gruppen bilden, die Produktionskapazität reduzieren, damit es nicht zum Stillstand kommt, ist eine Möglichkeit den Problemen entgegenzusteuern.
Dennoch gibt es Arbeitsbereiche im Unternehmen, die wunderbar von zu Hause erledigt werden können. Man muss nur, die richtigen Fragen stellen:
- Welche Arbeiten können im Home Office erledigt werden?
- Welche Möglichkeiten gibt es?
Natürlich ist großes Vertrauen und Eigenständigkeit der Mitarbeiter vorausgesetzt. Damit Home Office, auch als Team gelingt, sind hier ein paar hilfreiche Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Home Office einrichten – 3 Tipps:
Kommunikationsmittel und Software
Tägliche und offene Kommunikation ist das Erfolgsgeheimnis. Im digitalen Zeitalter reicht das Telefon meist nicht aus. Damit eine gute Kommunikation gewährleistet werden kann, ist es wichtig über eine Plattform zu verfügen, in der alle Mitarbeiter von überall und mobil zugreifen und sich austauschen können. Die Plattform soll nicht das klassische Telefonieren ersetzen, sondern ergänzen, indem Möglichkeiten gegeben sind, wie das Hinterlegen von Notizen und Daten oder das gleichzeitige Arbeiten am selben Projekt und Dokument. In diesem Fall sind Cloud-, Projektmanagement, Customer-Relations-Systeme eine mögliche Lösung.
Persönliche Kommunikation
Neben regelmäßigen Terminen zur Absprache, Planung und Präsentation, ist die Art und Weise, wie wir kommunizieren wichtig. Studien bewiesen, dass Teams über Videokonferenzen besser funktionieren, als mit E-Mail und Telefon. Home Office, das Arbeiten auf Distanz kann auf Dauer isolierend wirken, daher kommen Videokonferenzen dem realen Gespräch im Büro am nächsten.
Feste und flexible Arbeitsstrukturen
Wie bereits erwähnt, ist die Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Dazu gehören Transparenz und Vertrauen auf beiden Seiten. Mitarbeiter und Chef vereinbaren, wenn möglich feste Arbeitszeiten. Abhängig der Haushaltsituation des jeweiligen Mitarbeiters, können Arbeitszeiten auch verteilt auf den Tag gelegt werden. Wichtig dabei ist die Vereinbarung und Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten. Denn Home Office bedeutet nicht zu jeder Zeit verfügbar sein. Mitarbeiter müssen insbesondere Zuhause, eine Linie zwischen Privatem und Beruflichen ziehen und trennen können. Dazu gehören:
Raumtrennung
Das Trennen vom Privatem und Beruflichen fängt mit den Räumlichkeiten an. Ein Raum für die Arbeit hilft, Privates abzugrenzen. Egal ob mit Familie oder allein – man tut gut daran, irgendwann die Tür vor seinem Schreibtisch zumachen zu können. Wer keinen eigenen Arbeitszimmer zur Verfügung hat, kann seinen „Arbeitsplatz“ anders abgrenzen.
Getrennte Kommunikation
Eine Arbeitstelefonnummer ist ein Muss für stressarmes Home Office. Die Privatnummer sollte partout nicht für berufliche Zwecke verwendet werden – sonst werden Anrufe am späten Abend schnell zum Normalfall. Wer konsequent und effizient arbeiten möchte, schaltet das Privattelefon tagsüber aus und das Jobtelefon abend aus.
Auszug aus meinem Home Office Alltag:
Aufstehen, ein Tee oder Kaffee, und schon bin ich bereit für meine neuen Aufgaben im Arbeitsalltag. Mir werden alle neusten digitalen Möglichkeiten zur Seite gestellt, um meine Aufgaben im gewohnten Umfang zu bewältigen. Was mich natürlich sehr flexibel macht und ich mir meinen Arbeitstag sehr individuell gestalten kann. Aufgrund unserer Software kann ich mit allen meinen Kollegen und Kunden jeder Zeit kommunizieren und muss nicht extra ins Büro fahren. Wir kommunizieren über Salesforce und Microsoft Teams und somit steht einem erfolgreichen Tag im Homeoffice nichts im Weg, außer einer guten Internetverbindung und guter Laune wird nichts benötigt.
